Certamente, você já ouviu por aí muitos gestores reclamando sobre falta de organização e de produtividade na empresa, não é verdade? Mas a dúvida que surge é: será que esses profissionais estão adotando o Programa 5S?
Provavelmente, não!
Isso porque, o intuito dessa técnica é justamente otimizar os processos dentro de uma corporação, seja lá qual for a área de atuação.
Por meio do 5S as atividades são executadas com maior agilidade devido à padronização e à limpeza do ambiente de trabalho.
Ficou interessado? Quer saber como implementar o programa e melhorar a dinâmica do seu negócio?
Continue esta leitura até o final e veja como é simples entender e implementar o 5S.
O que é o Programa 5S?
O Programa 5S é uma ferramenta utilizada na gestão de qualidade empresarial que foi criada no Japão. Os pilares dessa metodologia são: padronização, organização e limpeza.
A partir desses princípios, o objetivo é promover a melhoria contínua e garantir a qualidade dos processos em todos os setores, o que tende a potencializar os resultados obtidos em geral.
Desse modo, fica bastante evidente que a estratégia é uma maneira simples e eficaz — apesar de negligenciada por muitas empresas — de impactar positivamente diferentes aspectos do negócio.
Com relação ao termo “5S”, seu significado tem a ver com cinco palavras japonesas que começam com a letra S e funcionam como diretrizes para o programa.
Veja quais são elas e o que querem dizer:
- Seiri: senso de utilização;
- Seiton: senso de organização.
- Seiso: senso de limpeza;
- Seiketsu: senso de padronização;
- Shitsuke: senso de disciplina.
Quais são os objetivos do 5S?
Resumidamente, a principal finalidade do 5S é tornar o local de trabalho mais agradável e organizado, padronizando processos, aumentando a satisfação e a produtividade dos funcionários e os números da empresa.
Isso é possível através da criação de uma cultura organizacional baseada na disciplina e na identificação de problemas.
Em outras palavras, é fundamental que o comportamento de todos os membros da equipe esteja alinhado à tal política. Por meio da conscientização, os conceitos se transformam em hábitos e seguir as medidas do 5S fica natural.
Assim, é possível evitar desperdícios, aprimorar e manter o Sistema de Qualidade na produção.
Como o Programa 5S deve ser implementado??
A implementação do Programa 5S envolve baixa complexidade e pode ser feita em qualquer empresa, órgão público, escola, associação ou instituição. Sendo válida, inclusive, à vida pessoal.
Por isso, se seu propósito é aumentar a produtividade, a segurança e a motivação em diferentes cenários, confira a ordem de aplicação do 5S:
1º Passo: Senso de utilização (Seiri)
Para dar início à implantação do 5S, o primeiro passo é manter o ambiente de trabalho funcional, com apenas aquilo que for útil. Isso ajuda a tornar o local menos poluído visual e espacialmente.
De tal forma, comece classificando todos os materiais, objetos e ferramentas conforme a frequência de utilização. Feito isso, guarde aquilo que menos usa ou descarte o que já não tem mais nenhuma função.
O resultado esperado nesta primeira fase do Programa 5S é um espaço estruturado e organizado de acordo com as reais demandas do setor.
2º Passo: Senso de organização (Seiton)
Na sequência, é o momento de aplicar o segundo S, também conhecido como Seiton. Podemos dizer que este passo não pode ser desvinculado do anterior, pois tem a ver com a organização do espaço.
Depois de classificar os objetos tendo como critério a relevância de cada um deles no cotidiano, você deverá etiquetar cada caixa, gaveta ou outro lugar onde determinou que eles ficarão armazenados.
Tenha como bússola a praticidade, pense que tudo deve ser fácil de ser encontrado, o que exige a máxima organização.
3º Passo: Senso de limpeza (Seiso)
A terceira etapa do programa é facilitada pela correta adoção dos dois primeiros sensos. Ou seja, depois de organizar o ambiente, você poderá analisar, rigorosamente, cada tarefa que gera algum tipo de sujeira ou resíduo.
A partir de então, comece a procura por pontos que causam desconforto. Além disso, esteja atento a equipamentos quebrados, os quais fazem barulho e causam incômodos.
Terminando esta fase do processo, o ambiente deverá estar limpo, arrumado e agradável aos sentidos dos colaboradores.
4º Passo: Senso de padronização (Seiktsu)
Sabemos que a limpeza é responsável por grande parte do conforto que um lugar proporciona. Porém, quando falamos sobre um ambiente corporativo, isso não basta!
Logo, o quarto passo para adoção do 5S está relacionado à definição das pessoas que darão continuidade às ações implementadas pelos três passos anteriores.
Daí em diante, devem ser estabelecidos padrões e dinâmicas sistematizadas para a execução de tarefas. Isso contribui com o fluxo de trabalho e garante a qualidade total de cada processo.
5º Passo: Senso de disciplina (Shitsuke)
Para encerrar, o quinto passo, chamado Shitsuke, tem a ver com a manutenção do programa por meio da disciplina.
Esse conceito é considerado um dos principais segredos para o bom funcionamento do 5S. Afinal, com colaboradores disciplinados e conscientes sobre a importância da estratégia, cada peça desse “quebra-cabeça” se encaixa.
Sendo assim, quando você menos esperar, o programa vai estar rodando com naturalidade, sem precisar de cobranças constantes.
Por que é uma ótima ideia adotar o Programa 5S?
Se você chegou até aqui, já deve ter percebido alguns benefícios promovidos pelo Programa 5S em todos os âmbitos da empresa.
Entretanto, para que os efeitos sejam realmente sentidos, é necessário que todos os profissionais estejam envolvidos e participando ativamente da estratégia.
Nesse contexto, as principais vantagens podem ser listadas:
- Melhora a qualidade do produto ou serviço;
- Aumenta a produtividade e a satisfação da equipe;
- Facilita a implementação de outros programas de qualidade;
- Permite a detecção e a redução de erros e problemas processuais;
- Melhora o ambiente de trabalho;
- Aumenta a qualidade de vida.
Qual conclusão tiramos disso tudo?
Agora que está claro para você o que é o Programa 5S e quais são os benefícios proporcionados por ele, certamente, ficou mais fácil ver que a solução para muitos dos problemas da sua empresa pode estar debaixo do seu nariz.
Se bem implementado e seguido à risca, o 5S é capaz de melhorar a qualidade de vida e o desempenho profissional de cada funcionário no dia a dia.
Também vale destacar que a ferramenta não precisa dar certo logo de primeira. Ao longo do tempo, aperfeiçoando cada etapa, a aderência da equipe aumenta, assim como a eficiência do programa.
Portanto, comece hoje mesmo a adotar o 5S na sua empresa e alcance melhores resultados!
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